C’est Noël avant l’heure …
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C’est Noël avant l’heure …

Un décret du 31 octobre 2019 vient alléger la tenue obligatoire des PV des assemblées et le registre des délibérations en permettant aux sociétés de dématérialiser ces documents depuis le 4 novembre dernier. Quant aux commerçants au micro-BIC, ils pourront désormais tenir électroniquement les livres de recettes, ainsi que le registre des achats sous réserve de l’activité concernée.

Sont ainsi concernées les sociétés civiles ou commerciales, pour lesquelles la dématérialisation s’opère par le biais d’une signature électronique avancée et un horodatage fiable.

  • La signature électronique, dite « Signature eIDAS », requiert toutefois 4 conditions :
    Elle devra être liée au signataire de manière univoque, permettre d’identifier le signataire et être créée à l’aide de données de création de signature électronique utilisable par le signataire, avec un niveau de confiance élevé et sous son contrôle exclusif. Enfin, elle devra être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Pas de panique…il suffit de s’adresser à un prestataire proposant des clés USB de signature électronique avancée, à utiliser lors de chaque signature électronique.

  • L’horodatage des procès-verbaux électronique devra offrir toute garantie de preuve et s’assurer de la date de l’assemblée, ce qui est important dans le cas où les associés doivent se réunir dans un délai légal (convocation aux AG dans les SARL par exemple).

A noter également que les dirigeants pourront désormais certifier conforme une copie ou un extrait de procès-verbal au moyen de cette même signature électronique.

Les commerçants ne sont pas en reste non plus…
Les commerçants, personnes physiques, soumis au régime d’imposition micro-BIC, bénéficient désormais d’une dématérialisation de certains livres comptables.

  • Ainsi, depuis le 4 novembre dernier, le livre des recettes pourra être tenu sous format électronique, à condition toutefois qu’il soit identifié et daté par des moyens offrant toute garantie de preuve.
  • De même, lorsque l’activité porte sur la vente de marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fourniture de logement, le registre des achats pourra être établi sous format électronique, sous réserve de sa valeur probante.

Force est de constater que malgré une mise en place qui pourrait s’annoncer hésitante dans un premier temps, cette dématérialisation profitera aux bénéficiaires qui pourront ainsi consacrer le temps et l’énergie économisés sur ces formalités au développement de leur entreprise.